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Dicas úteis para administrar o seu tempo

Tudonumclic - Administração de tempo

Acreditamos que uma das grandes dificuldades enfrentadas (principalmente) entre os jovens no mercado de trabalho seja a difícil tarefa de administrar o tempo. Ainda mais no mundo dos negócios onde a inspiração é um dos principais recursos (e ferramentas) de trabalho.

Algumas das características da geração Y como a ansiedade e a distração, assumem parte da responsabilidade pelo desespero em não conseguir fazer um bom uso do tempo durante o dia.

Igor Ovsyannykov, em um artigo para a Inspirationfeed, pontuou 8 formas muito úteis de administrar melhor o tempo no trabalho. Iremos reescrevê-las aqui aliadas com um pouco do que sentimos:

Prioridades

Não deixe que as tarefas menores atrapalhem as maiores. Foque a sua atenção no que é mais importante no momento! Claro que tudo é uma questão de equilíbrio, mas deixar desviar a sua atenção em todos os momentos com problemas menores pode minar um trabalho mais urgente ou importante.

Plano Produtivo

Já percebeu a oscilação do seu ânimo e motivação durante o dia? Algumas pessoas trabalham melhor à tarde; outras estão com as energias a mil logo de manhã, por exemplo. Tente definir qual é o melhor horário (ou período) produtivo do seu dia. Que tal colocar as “prioridades” para esse horário? Assim, as tarefas mais simples podem ser resolvidas com mais tranquilidade e menos stress.

Procrastinação

Enfrente as coisas de frente! Adiar os serviços levando em conta o prazo pode ser um dos maiores erros que está a cometer. Se tem um prazo de seis horas, mas sabe que pode terminar em quatro, utilize esse “tempo a mais” para revisões, testes (quando possível) ou até para tentar chegar a uma solução melhor. Além disso, a pressão para o resto do dia irá diminuir e o seu rendimento com certeza irá aumentar.

E-mails e Telefonemas

Obviamente que nem sempre temos o controlo na opção de responder, ou não, a e-mails e telefonemas. Mas tentar determinar os horários para as respostas, avisando e até reeducando os clientes e os colegas de trabalhos, pode ser uma boa alternativa para que mantenha a concentração no que está a fazer, não desviando o foco do seu objetivo principal no momento.

Delegue funções e tarefas

Se há a possibilidade de delegar tarefas a outros colaboradores, não tenha receio de passar algo a alguém com o medo de que a tarefa não seja cumprida ou que não irá sair exatamente como gostaria. Essa é uma dificuldade enfrentada principalmente por empreendedores que veem as suas empresas crescerem. Lembre-se de que não pode fazer tudo sozinho e que para o desenvolvimento de qualquer empresa, é preciso encontrar o momento certo para delegar tarefas e não concentrar diversas funções em uma só pessoa.

Organize a sua área de trabalho

A desorganização pode refletir diretamente no seu trabalho. Dê uma olhadela para a sua volta. Se o seu espaço está repleto de papéis e post-it, é hora de organizar-se para que nada fuja do controlo ou seja esquecido. Um bom exercício é tentar reorganizar tudo isso de uma forma on-line (cronogramas, planeamento semanal ou descrição dos trabalhos).

Encontre tempo para si mesmo

Mesmo o colaborador mais organizado pode sofrer com um bombardeio de interrupções de colegas de trabalho ou até mesmo do chefe com solicitações e perguntas. Quando precisar concentrar-se, deixe claro que precisa de um tempo para pensar, e para que evitem chamá-lo. Para quem trabalha com planeamento ou criação, por exemplo,  sabe que este tempo para si mesmo é muito importante no processo criativo.

Mantenha um bloco de notas

Anote tudo que precisa fazer durante o dia e vá realizando de acordo com as prioridades. Se fizer isso logo de manhã, irá conseguir aproveitar muito mais o seu dia, principalmente por não tentar fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo. Listar o status de cada nota também é uma boa maneira de “não perder-se”. Mas lembre-se, mantenha sempre o equilibrio. Muitas anotações e papeis na sua mesa (como citado acima), podem fazê-lo perder-se ainda mais.

Adapte cada dica à sua realidade e muita força! Administrar o seu tempo pode aumentar e melhorar a sua produtividade.

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