Se conhece os pontos fortes e fragilidades na execução dos processos em que trabalha, fica mais fácil para si conseguir ver as oportunidades e os riscos que estão presentes nas atividades a serem executadas. Isso fomenta a inovação e leva à robustez dos processos conduzindo-os à excelência. Mas na prática, como fazer isso acontecer?

O mapeamento dos processos, nesta fase, é fundamental. Desenrolar o novelo do fluxo de trabalho e listar cada etapa de execução, e o que é necessário para executá-las, é o primeiro grande desafio. Existem ferramentas muito úteis para este momento como o SIPOC (Suppliers/Fornecedores, Inputs/Entradas, Process/Processo, Outputs/Saídas e Customerse/Clientes) e o VSM (Value Stream Mapping/Mapeamento do Fluxo de Valor) para que se possa tornar um processo robusto e eficaz.

Apesar do fato de que o uso destas ferramentas ser um “tiro quase certo” é essencial uma boa preparação. O ideal é trabalhar um brainstorming com toda a equipa envolvida no processo a ser potencializado. Juntos devem desenhar uma foto do processo no seu estado atual, com problemas e correções, e uma foto a prever como irá ficar o mesmo processo com os desafios e as correções aplicadas e removidos do fluxo.

Ao montar-se o fluxo de trabalho no status atual, é importante levantar todos os problemas que impactam no resultado final. É aí que entra o brainstorming, onde todos falam sobre as dificuldades que passam ao executar cada etapa ou atividade do processo, anotando num post-it, por exemplo. Nada deve ser barrado ou censurado, e tão pouco julgado, e se é viável ou não. Apenas ser listado. Defina um tempo para essa coleta e no fim agrupe em categorias para facilitar a análise.

Ao analisar os problemas que foram reportados, irão surgir ideias para resolvê-los que também devem ser anotadas em post-it. A equipa deve ver os prós e os contras de cada uma, e é neste momento que se discute quais são viáveis e quais não o são. A equipa precisa, então, priorizar quais as ideias que podem ser trabalhadas e elaborar um plano de ação para fazer com que sejam realizadas. O resultado disso será uma foto que irá mostrar como irá ficar o processo no futuro.

Cada momento, desde a preparação através do brainstorming até à elaboração do plano de ação, foi uma etapa, ou melhor, um chapéu da ferramenta seis chapéus, normalmente utilizada em processos de criatividade e inovação. Como mostrámos também pode ser utilizado para potencializar o mapeamento de processos. O resultado será bem mais estruturado e sem a necessidades de grandes correções.

O mapeamento de processo é uma ferramenta que deve ser sempre revista para atualizar os dados e procurar oportunidades de melhorias.

Para fechar com chave de ouro, recomendamos utilizar o PDCS (Plain/Planear, Define/Definir, Control/Controlar e Study/Estudar) para fazer essa análise contínua do processo.