Não é difícil encontrar empresas que inovaram e modernizaram todas as rotinas dos seus departamentos. Entretanto, ainda há uma enorme dificuldade na hora de modernizar uma das práticas mais cruciais dentro de uma empresa: a reunião de trabalho.

Vamos imaginar a seguinte situação: tem apenas uma hora para resolver os conflitos de demanda que apareceram durante a semana e precisa envolver toda a sua equipa na resolução das questões que emergiram. Aquele momento que está a arquitetar desde a noite anterior está prestes a materializar-se – a sua reunião de equipa. No entanto, há um problema, sabe que o formato de conferência que tem vindo a adotar já não atende às suas expectativas. O que fazer? Inove!

Estabeleça uma cultura de reconhecimento.

Aproveite a oportunidade para evidenciar as boas práticas dos membros da sua equipa. Assim estará a reconfirmar e a formalizar a importância de cada um dos seus colaboradores dentro das rotinas da instituição. Criar uma identidade de prosperidade para a sua equipa encoraja a participação de todos na resolução dos problemas apresentados durante a reunião.

Além da tradicional ata, introduza a ideia de anotações por meio de desenhos e representações visuais diferenciadas. Esboçar diagramas, desenhos aleatórios e rabiscos muitas vezes traduzem de uma forma mais pessoal e memorável as ideias que surgem ao longo do encontro. Desenhar ajuda a relaxar e a desenvolver a percepção, criatividade, o autoconhecimento e a capacidade de expressão. Crie a sua galeria de arte de atas.

Prepare uma lista das atividades que pretende executar durante a sua reunião e sugira que a sua equipa vote a ordem a ser seguida, organizando-as em uma sequência da mais alta prioridade para a menor prioridade.

Esta prática ajuda a estabelecer a unidade de pensamento e maior envolvimento entre as pessoas com capacidades e habilidades diferentes.

Apresente o formato de stand up meetings, ou reuniões em que todos ficam de pé. Além de ser uma maneira muito eficiente de otimizar o tempo da reunião, é também uma maneira de estimular a percepção da comunicação não verbal. Em stand-up meetings é muito comum que haja um maior foco no que está a ser discutido por assemelharem-se ao formato de pitchs, uma forma clara e objetiva de dizer-se para o que veio.

Reuniões periódicas sobre o progresso de um departamento são especialmente importantes em um ambiente com uma grande variedade de projetos e encontrar maneiras mais efetivas, eficientes e pontuais para envolver a sua equipa irá depender, em grande parte, da sua capacidade de inovar. Então, na sua próxima reunião faça algo diferente: inove, surpreenda, cative!